1. Strony i zakres zastosowania

1. Umowa dotyczy Klienta, który zamówił usługę AJA Cloud (dalej: Administrator), i AJA Studio Adrian Jerzy Amrugiewicz, ul. Myśliwska 73e/3, 80-283 Gdańsk, NIP 879-249-18-09 (dalej: Podmiot przetwarzający). Zawiera się ją wraz z umową sprzedaży Licencji obejmującej AJA Cloud i obowiązuje przez czas świadczenia tej usługi.

2. Umowa dotyczy wyłącznie danych osobowych, które Administrator wprowadza do AJA Cloud lub które powstają w związku z korzystaniem z AJA Cloud przez osoby przez niego upoważnione. Dane osobowe samego Klienta związane z zamówieniem i licencją (nazwa, e-mail, aktywacje komputerów) AJA przetwarza jako administrator — opisuje to informacja o prywatności.

2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający przetwarza dane w celu świadczenia usługi AJA Cloud: udostępnienia Administratorowi działających w chmurze usług AJA Intercom, AJA Skrypt i innych objętych licencją oraz ich zabezpieczenia i utrzymania.

2. Czynności przetwarzania obejmują przechowywanie, udostępnianie osobom upoważnionym przez Administratora, przekazywanie sygnałów audio i wideo w czasie rzeczywistym, tworzenie kopii danych na potrzeby usługi, rejestrowanie zdarzeń technicznych oraz usuwanie danych.

3. Kategorie osób: użytkownicy usług Administratora (np. członkowie ekip i uczestnicy wydarzeń korzystający z AJA Intercom lub AJA Skrypt) oraz osoby, których dane Administrator umieszcza w treściach (np. imiona i nazwiska w scenariuszach lub listach).

4. Kategorie danych: nazwa użytkownika i nazwa wyświetlana, adres e-mail lub inne identyfikatory podane przez Administratora, identyfikatory urządzeń i adresy IP, dane o logowaniu, treści i ustawienia wprowadzone przez Administratora oraz przekazywane w usłudze sygnały audio i wideo. Administrator nie powinien wprowadzać do AJA Cloud danych szczególnych kategorii; jeśli to konieczne, uzgadnia to z Podmiotem przetwarzającym przed rozpoczęciem.

3. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający: przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (polecenie stanowią Warunki licencji, umowa sprzedaży i konfiguracja usługi wprowadzona przez Administratora); zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności; stosuje środki bezpieczeństwa z punktu 4; pomaga Administratorowi, w zakresie możliwym przy uwzględnieniu charakteru przetwarzania, w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO; po zakończeniu świadczenia usługi usuwa dane zgodnie z punktem 7; udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania wypełnienia obowiązków i umożliwia audyty zgodnie z punktem 8.

4. Środki bezpieczeństwa

Podmiot przetwarzający stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS oraz zaszyfrowane tunele między komputerem Administratora a AJA Cloud), rozdzielenie środowisk poszczególnych klientów, ograniczenie dostępu administracyjnego do osób, które go potrzebują, uwierzytelnianie dostępu, rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem oraz ochronę danych przed utratą odpowiednią do charakteru usługi. Środki te są przeglądane i aktualizowane wraz z rozwojem usługi.

5. Naruszenia ochrony danych

Podmiot przetwarzający zawiadamia Administratora o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki od jego stwierdzenia, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin, i przekazuje informacje potrzebne do oceny ryzyka oraz ewentualnego zgłoszenia organowi nadzorczemu.

6. Podmioty przetwarzające dalej (podwykonawcy)

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podwykonawców. Aktualnie są to: dostawca infrastruktury serwerowej OVH (hosting maszyn, na których działa AJA Cloud) oraz Cloudflare, Inc. (kierowanie i ochrona ruchu sieciowego). Cloudflare może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO (standardowe klauzule umowne lub decyzja o odpowiednim stopniu ochrony).

2. O zamiarze dodania lub zmiany podwykonawcy Podmiot przetwarzający informuje Administratora e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeżeli strony nie uzgodnią rozwiązania, Administrator może zakończyć korzystanie z AJA Cloud z końcem opłaconego okresu.

3. Podmiot przetwarzający nakłada na podwykonawców obowiązki ochrony danych co najmniej takie jak w niniejszej umowie i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

7. Czas trwania i usunięcie danych

Umowa obowiązuje przez czas świadczenia usługi AJA Cloud. Po zakończeniu okresu licencji Podmiot przetwarzający przechowuje dane Administratora przez 30 dni, aby umożliwić ich pobranie lub odnowienie licencji, a następnie usuwa je z systemów produkcyjnych i, w rozsądnym terminie nieprzekraczającym kolejnych 30 dni, z kopii danych, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie. Na wniosek Administratora dane można usunąć wcześniej.

8. Kontrola

Administrator może raz w roku, po zawiadomieniu z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, zażądać informacji i dokumentacji potwierdzającej wypełnianie umowy lub przeprowadzić audyt zdalny w sposób nieutrudniający świadczenia usługi, ponosząc jego koszty. Audyt nie obejmuje danych innych klientów.

9. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność stron regulują postanowienia umowy sprzedaży Licencji i przepisy RODO.

2. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach niewymienionych stosuje się RODO i Kodeks cywilny. Kontakt w sprawach ochrony danych: biuro@ajastudio.pl.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (AJA Cloud)